CONTOH SURAT UNDANGAN

Contoh Surat Undangan Resmi - Admin contoh surat dan proposal akan menyampaikan kepada anda semua sehingga anda bisa membuat surat undangan resmi anda sendiri sehingga bisa menarik buat yang di undang.

Membuat surat undangan resmi harus lengkap dari kop surat hingga hingga kahir, sehingga yang di undang tahu tentang udang tersebut sangat penting banget untuk di ikuti.

Dibawah ini Contoh Surat Undangan Resmi yang kami kampaikan.

Contoh Surat Undangan Resmi

PEMERINTAH KABUPATEN GARUT

DINAS PENDIDIKAN

SMU NEGERI 1 LIMBANGAN

Jalam Raya Limbangan, Garut, 44168

23 Desember 2013

Nomer  : 005/120/SMU/XII/2013

Hal    : Rapat Dinas
Sifat  : Sangat Penting


Yth. Bapak/Ibu Guru dan Staf Pegawai
SMU Negeri 1 Limbangan
di
Tempat


Assalamu'alaikum WR.Wb.


Sehubungan dengan banyaknya hal yang harus kita bicarakan, dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri rapat dinas untuk membicarakan tentang:
1. Persiapan UAS sementer ganjil Tahun Pelajaran 2013 - 2014
2. Persiapan menjelang diberlakukan untuk Kelas 1.

 Adapun acara tersebut Insyah Allah akan dilaksanakan pada.

Hari,tanggal  : sabtu, 27 Desember 2013
Pukul         : 08.00 s.d 14.00
Tempat        : Ruang pertemuan SMU 1 Limbangan

 Demikian surat ini kami sampaikan. Semoga Bapak/Ibu dapat memakluminya.Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu,kami ucapkan terima kasih.

Wassalamu'alaikum Wr.Wb.

Kepala SMU N I Limbangan

                                                                                                               Adi farit

Dibawah ini untuk surat undangan resmi simpel :

 Bandung, 26  Juni 2013

No            : 123/Indo/VI/2013
Perihal   : Undangan Rapat Pertemuan
Lamp      : -

Yth . Saudara
Irwan Sanusi
Di Tempat

Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diadakannya acara kerja bakti nasional yang akan dilaksanakan di Kampus Merdeka dalam memperingati Lustrum X!!!.

Maka dengan ini, kami mengundang seluruh staff pengajar, mahasiswa serta pegawai tetap S1 Elektronika untuk mengikuti rapat pertemuan guna membahas persiapan-persiapan acara kerja bakti nasional ini. Rapat pertemuan akan diadakan pada:
Hari / Tanggal      :  Minggu, 1 Juli 2013
Tempat                :  Gelanggang Olahraga Bundaran HI
Waktu                 : 10.00 WIB s/d selesai

Demikian sekiranya pemberitahuan dari kami. Atas perhatian serta kehadiran Bapak dan Ibu pada acara tersebut, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,

Rektor Blogger Indonesia,

CARA MEMBUAT SURAT RESMI

Cara Menulis Surat Resmi yang Baik dan Benar | Menulis surat resmi berbeda dengan menulis surat pribadi. Dalam surat resmi ada beberapa ketentuan yang harus diikuti. Selain itu, dari segi penggunaan bahasa surat resmi menggunakan bahasa baku dan efektif. Anda mungkin pernah menerima surat undangan dari organisasi atau lembaga tertentu, yang kalau kita perhatikan dalam surat tersebut tercantuk nomor surat, perihal surat, dan penggunaan bahasa yang resmi. Yah, jika ada surat dengan ciri-ciri seperti itu, maka dapat dipastikan bahwa surat tersebut adalah surat resmi. Bagaimana cara menulis surat resmi yang baik dan benar? Berikut ini kami berikan format dan cara menulis surat resmi yang baik dan benar:

1. Kepala Surat 

Menurut Kosasih (2003: 21), sesuai dengan namanya kepala surat terletak di bagian atas isi surat. Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi atau lembaga yang bersangkutan. Dalam kepala surat dicantumkan identitas sebagai berikut:

• Nama instansi atau lembaga.
• Lambang atau logo instansi atau lembaga.
• Alamat.
• Kode surat.
• Nomor telepon; nomor faksimile.
• Kode Pos.

2. Tanggal Surat 

Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Perhafikan contoh penullsan tanggal surat berikut ini.

• Bantaeng, 20 November 2013
• 28 November 2013

3. Nomor Surat 

Setiap surat resmi yang keluar biasanya diberi nomor, hal ini disebut nomor verbal. Cara pemberian dan penulisan nomor bermacam-macam sesuai dengan kepentingan masing-masing dari perusahaan atau instansi tersebut. Nomor surat ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal surat. Nomor surat merupakan kode yang berguna sebagai berikut.

• Memudahkan pengaturannya sebagai arsip.
• Memudahkan penunjukan pad a waktu rnenqadakan hubungan surat menyurat.
• Memudahkan mencari surat itu kembali bila diperlukan.
• Memudahkan kepada petugas kearsipan dafam menggolongkan atau mengklasifikasikan surat sesuai dengan sifatjenis surat untuk penyirnpanan.
• Mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar pada suatu periode (balan maupun tahun).

4. Lampiran 

Lampiran surat adalah dokumen-dokumen yang disertakan ke dalam surat, karena mempunyai kaitan dengan isi surat. Dokumen-dokumen yang disertakan tersebut bermacam-macam sesuai dengan keterkaitannya terhadap isi surat. Kegunaan lampiran adalah sebagai berikut.

• Untuk mengetahui apakah ada dokumen-dokumen atau berkas yang disertakan dalam surat yang ada kaitannya dengan isi surat.
• Untuk memeriksa apakah berkas yang diterima itu jumlahnya sama dengan tertulis dilampiran atau tidak.
• Memudahkan kepada penerima surat, bila ada hal-hal yang diperlukan dengan segera, tidak perlu lagi meminta kepada pengirim surat karena dokumentersebut sudah tersedia.

5. Hal atau Perihal 

Pada surat resmi sebaiknya selalu dicantumkan pokok-pokok atau inti dalam surat, yang disebut hal. Menurut Kosasih (2003: 25), hal surat berarti soa! atau perkara yang dibicarakan dalam surat. Hal surat dapat disamakan dengan judul karangan. Oleh karena itu, cara penulisannya pun tidak jauh dari cara penulisan judul karanganbiasa, yakni sebagai berikut:

• Judul ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik.
• Berwujud kata atau frase, bukan kalimat.
• Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital. Contoh; Hal: Jadwal Ujian Sekolah

Hal dalam surat berguna sebagai berikut. 

• Mengetahui terlebih dahulu apa yang dibicarakan dan dipermasalahkan dalan surat.
• Penerima atau pembaca mempunyai gambaran terlebih dahulu secara singkat, sebelum mengetahui secara keseluruhan isi surat.

6.Penulisan Alamat pada Surat 
Penulisan alamat pada surat ada dua macam, yaitu sebagai berikut.

• Alamat Luar pada Sampul: Alamat luar pada sampul adalah alamat yang ditulis pada sampul surat. Alamat pada sampul surat berfungsi sebagai penunjuk dalam menyampaikan surat kepada yang berhak menerimanya. Yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat sampul surat adalah sebagai berikut.

1. Kelompok kata yang terhormat disingkat Yth.
2. Huruf awal pada singkatan Yth. ditulis dengan huruf kapital,
3. Penulisan alamat didahului kata kepada.
4. Akhir singkatan yang terhorrnat menggunakan tanda titik (Yth.).

Contoh: 
Kepada 
Yth. Direktur PT Zakapedia
Jalan Bungung Barania 34 
Bantaeng 

• Alamat Dalam pada Surat: Alamat dalam surat adalah alamat yang ditulis pada kertas surat. Fungsinya sebagai pengontrol bagi penerima surat bahwa dirinya yang berhak menerima surat itu. Bagi pengirim surat, alamat dalam berfungsi untuk mengetahui kecocokan alamat yang dituju sewaktu proses pemasukan surat ke dalam amplop surat. Alamat dalam pada surat juga berguna untuk penunjuk langsung bagi si penerima, petunjuk bagi petugas kearsipan sehubungan dengan adanya sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat berdasarkan objek surat, dan dapat dipakai sebagai alamat luar bila memakai amplop berjendela. Ketentuan penulisan alamat surat bagian dalam adalah sebagai berikut.

1. Tidak didahului kata Kepada.
2. Menggunakan kata Yth.
3. Menggunakan unit kerja.
4. Nama tempat pada alamat dituju tidak didahului kata depan di.

Contoh:
Yth. Lurah
Kelurahan Jetis Jalan Samanhudi 14, Semarang 

• Cap Surat atau Stempel Surat: Pada surat-surat resmi, baik itu surat niaga rnaupunsurat dinas pemerintahan, cap harus dibubuhkan pada sebuah surat, karena cap juga merupakan tanda sahnya sebuah surat.

7. Salam Pembuka 

Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia "berbicara" secara tertulis. Dalam surat resmi yang biasa digunakan sebagai salam pembuka ialah Dengan hormat, (Jianqan disingkat Dh. Atau DH.) yang ditulis segaris lurus dengan baris-baris lainnya. Salam pembuka Assalamualaikum Wr. Wb. dipakai secara khusus antara kantor/lembaga yang bersangkut-paut dengan agama Islam.

Catatan: 

• Di belakang salam pembuka selalu dibubuhkan tanda koma (,). Ini sudah merupakan suatu kebiasaan dalam surat-menyurat Indonesia. Dalam surat-menyurat Amerika, di belakang salam pembuka selalu dibubuhkan tanda baca titik dua (:). Agaknya penulisan tanda baca di belakang salam pembuka surat, baik dengan koma maupun dengan titik dua, hanyalah menurut kebiasaan.
• Salam pembuka Dengan hormat jika tidak digunakan secara sendiri-sendiri, sebaiknya dimasukkan ke dalam kalimat pertama pembuka surat (alinea pertama).

8. Isi Surat 
Isi surat umumnya terdiri atas tiga bagian, yaitu sebagai berikut. 

• Pembukaan: Pembukaan digunakan untuk menqantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat. Untuk itu digunakan kalimat-kalimat pembuka yang sesuai dengan maksud atau tujuan surat.
• Untuk membahas atau membalas surat yang diterima, dipergunakan kalimat-kalimat pembuka, misalnya: Membalas. (menjawab) surat Saudara tertanggal 19 September 2012 No. 150/OBS1.2012, Dengan ini kami beri tahukan bahwa....
• Untuk surat-surat yang berisi suatu pemberitahuan, permintaan, pertanyaan, dan yang sejenis dengan itu, dipergunakan kalimat pembuka misalnya: Dengan ini kami beri tahukan bahwa....
• Untuk menunjuk sesuatu yang menjadi dasar menyusun surat dipergunakan kalimat pembuka misalnya: Berdasarkan hasil rapat para ketua jurusan pada tanggal 9 Juli 2013, dengan ini diberitahukan bahwa
• Untuk menyatakan tujuan yang akan dilaksanakan dapat dipergunakan kalimat pembuka misalnya: Dalam rangka memperingati Hari Pendidikan Nasional 2 Mei 2013, SMA Negeri 2 Bantang akan mengadakan serangkaian acara sebagai berikut.     .

Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta, dan sebagainya yang disampaikan kepada penerima surat. Oleh karena itu, ketika menuis surat kita harus memperhatikan hal-hal berikut ini.

• Tetapkan dahulu maksud yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta, dan sebagainya secara jelas.
• Tetapkan urutan maksud surat itu secara sistematis dan logis.
• Tuliskanlah maksud surat itu dalam alinea-alinea yang jelas.
• Hindarkanlah pemakaian akronim dan singkatan-sinqkatan yang belum lazim, lebih-lebih yang ditulis hanya atas kemauan sendiri.
• Hendaklah digunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, sederhana, lugas, sopan, dan menarik.
• Sedapat-dapatnya menghindari prnenggunaari kata-kata asing atau kata-kata daerah sehingga terasa keasing-asingan atau kedaerah-daerahan, kecuali yang belurn ada padanannya dalam bahasa Insonesia
• Hendaklah dipakai bentuk surat yang tepat atau cocok dan menarik.
• Hendaklah diketik serapi-rapinya, hindarkan ketika yang bertumpuk-tumpuk.
• Hendaklah ditulis dengan ejaan yang betul,

9. Penutup Surat     
Penutup surat merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Umumnya berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat. Hendaknya penutup surat itu ditulis secara singkat dan jelas. Perhatikan contoh penutup surat sesuai dengan isinya berikut ini.     " 

• Untuk menyatakan rasa terima kasih dapat dipakai kalimat-kalimat penutup; Atas perhatian Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih; Atas perhatian dan bantuan Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih; Atas kehadiran Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih.

• Untuk menunjukkan suatu kenyataan yang telah disebutkan sebelumnya, dapat dipakai kalimat-kalimat penutup, misalnya; Demikianlah harapan kami dan atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

• Untuk menyakan suatu harapan dapat dipakai kalimat-kalimat pembuka misalnya; Harapan kami, semoga kerja sama yang sudah baik ini dapat kita bina dan kita tingkatkan terus.

• Untuk menyatakan sesuatu yang dinantikan dapat dipakai kalimat penutup, misalnya; Sambil menanti balasan Saudara, kami ucapkan terima kasih; Sambil menanti penggilan Bapak, kami ucapkan terima kasih.

10. Salam Penutup

Salam penutup surat dinas/formal pernerintahan dengan mencantumkan hal-hal berikut.

• Nama jabatan (Kepala Sekolah, Kepala Dinas, dan sebagainya).
• Tanda tangan.
• Nama terang.
• Nomor Induk Penduduk (NIP).

11. Tembusan 

Tembusan adalah salinan-salinan surat yang'dikirimkan kepada pihak-pihak lain yang terkait dengan isi surat. Tembusan ditulis di bagian bawah sebelah kiri. Contoh:     .

Tembusan kepada: 

1. Camat Tarakan Barat
2. Lurah Kelurahan Karang Balik Tarakan Barat

12. Bahasa Surat Resmi yang Baik dan Benar

Surat yang bersifat resmi atau dinas harus memperhatikan bahasa yang dipergunakannya. Bahasa surat resmi setidaknya memiliki dua syarat, yaitu bahasa baku, dan bahasa efektif (Suprapto, 2006:5).

• Bahasa Baku:Dilihat dari sudut bentuk lahirnya, maka bahasa surat harus menggunakan bahasa baku. Bahasa baku adalah bahasa yang diakui kebenarannya menurut kaidah yang sudah dilazimkan. Pemakaian bahasa baku dapat dikenali dari beberapa unsur, antara lain dari penulisan (ejaan), pemakaian kata, dan struktur kalimat.
• Bahasa Efektif:Dilihat dari segi pencurahan rasa atau gagasan, maka bahasa surat yang baik memakai bahasa yang efektif. Bahasa efektif adalah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif ini dapat diketahui dan dikenali dari pemakaian kalimat sederhana, ringkas, tegas, dan menarik.

1. Sederhana:Sederhana berarti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik pemakaian kata-katanya maupun kalimat-kalimatnya. Untuk itu, hendaknya dipakai kata-kata yang biasa dan lazim.
2. Ringkas:Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dlpahaml.sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami maksudnya.
3. Jelas:Jelas berarti tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak mendua makna, atau tidak menimbulkan salah paham.
4. Sopan:Sopan berarti hormat dengan takzim, tertib menurut adat yang baik, atau baik kelakuannya. Dalam surat-menyurat resmi bahasa sopan itu dapatdicapai denqan beberapa misalnya; Menggunakan kata-kata yang sopan/halus, Menggunakan kata sapaan atau kata ganti, Menggunakan kata-kata resmi (bukan sehari-hari).
5. Menarik:Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankan, dan dapat mengesankan pada angan-angan pembaca. Dalam surat-menyurat resmi dapat digunakan:Kalimat bervariasi, Paragraf Induktif, dan Gaya bahasa. 

Sekian uraian tentang Cara Menulis Surat Resmi yang Baik dan Benar, semoga bermanfaat 

SOP PENOMORAN DAN PEMBUATAN SURAT

SOP PENOMORAN DAN PEMBUATAN SURAT

1.1.       Format Penomoran Surat Keluar

Format surat dan sistem penomoran surat yang digunakan antara lain:

a.       Surat Keputusan (SK)                                                : 01 (kode nomor surat)

b.      Surat Undangan (SU)                                                : 02

c.       Surat Permohonan (SPm)                       : 03

d.      Surat Pemberitahuan (SPb)                   : 04

e.      Surat Peminjaman (SPp)                         : 05

f.        Surat Pernyataan (SPn)                            : 06

g.      Surat Mandat (SM)                                     : 07

h.      Surat Tugas (ST)                                          : 08

i.        Surat Keterangan (SKet)                         : 09

j.        Surat Rekomendasi (SR)                          : 10

k.       Surat Balasan (SB)                                      : 11

1.2.       Surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris

Contoh :

No : 08.1/ST/BMDTP/I/2012

Keterangan :

08                       : Kode nomor surat

1                          : Nomor urutan surat yang dikeluarkan

ST                       : Surat Tugas (disesuaikan dengan jenis surat yang dikeluarkan,

  lihat format surat di atas)

BMDTP            : Nama lembaga yang mengeluarkan surat

I                           : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)

2012                   : Tahun berjalan

1.3.       Surat selain surat yang dikeluarkan Sekretaris

a.      Surat Non Kepanitiaan (dibuat oleh tiap Departemen)

Contoh :

Nomor : 02.1/SU/DEPT.II/BMDTP/II/2011

Keterangan :

02                         : Kode nomor surat

1                            : Nomor urutan surat yang dikeluarkan

SU                        : Surat Undangan (lihat format surat di atas)

DEPT.II              : Nama badan/departemen yang mengeluarkan surat

HMTP                 : Nama lembaga yang menaungi badan/dept

II                            : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)

2012                    : Tahun berjalan

Kode untuk nama badan/dept yang mengeluarkan surat :

1)      LITBANG         : Tim Penelitian dan Pengembangan

2)      DEPT.I              : Departemen Dalam Negeri

3)      DEPT.II             : Departemen Luar Negeri

4)      DEPT.III            : Departemen Pendidikan dan Pelatihan

5)      DEPT.IV           : Departemen Minat dan Bakat

6)      DEPT.V             : Departemen Pengabdian Masyarakat

Nb :

Sekretaris departemen harus selalu mengarsipkan surat keluar dan surat masuk di departemennya yang kemudian diserahkan kepada sekretaris BMDTP.

b.      Surat Kepanitiaan (dibuat oleh panitia pelaksana kegiatan)

Contoh :

Nomor : 05.1/S.Pp/SOCIAL-CARE/DEPT.V/BMDTP/II/2012

Keterangan :

05                                         : Kode nomor surat

1                                            : Nomor urutan surat yang dikeluarkan

S.Pp                                    : Surat Peminjaman (lihat format surat di atas)

SOCIALCARE                 : Nama kegiatan

DEPT.V                              : Nama badan / dept yang mengadakan kegiatan

BMDTP                              : Nama lembaga yang menaungi badan / dept

II                                           : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)

2012                                    : Tahun berjalan

Nb :

1.       Nomor surat keluar yang dibuat oleh departemen diarsipkan oleh masing-masing sekretaris departemen, kemudian dilaporkan kepada sekretaris BMDTP.

2.      Pada setiap acara yang dilaksanakan, Surat Kepanitiaan selalu dimulai kembali dengan no urut 1.

1.4.       Mekanisme Surat Menyurat

1.    Aturan untuk surat peminjaman tempat :

a.       Ruang Kuliah

Ditujukan kepada Dosen Kemahasiswaan Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota

b.      Ruang Seminar

Ditujukan kepada Ketua Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota yang telah disetujui oleh Dosen Kemahasiswaan

c.       Ruangan di Jurusan Lain

Ditujukan kepada Ketua Jurusan yang dituju

2.    Aturan untuk surat perizinan acara di kampus

Ditujukan kepada Ketua Jurusan Perencanaan Wilayah dan Kota yang telah disetujui oleh Dosen Kemahasiswaan

3. Untuk surat-surat yang menggunakan tembusan, dicopy sesuai dengan banyaknya jumlah tembusan.

4. Setiap pengajuan dan penerbitan surat, diharap menggunakan amplop dengan KOP BMDTP UNDIP.

5. Semua surat yang di terbitkan harus dicopy sebagai arsip untuk pembuatan LPJ atau kesektretariatan.